De gemeente Breda had te maken met een stadskantoor, dat verouderd was en teveel vierkante meters had. Bovendien was het een gebouw met hokjes en hoekjes wat niet bijdroeg aan de onderlinge samenwerking. Met begeleiding van Veldhoen + Company slaagde de gemeente Breda er in om eerst de juiste vragen te stellen en vervolgens de juiste keuze te maken. Inmiddels is na de verbouwing de basis op orde en is het stadskantoor bovendien flexibel en toekomstbestendig.
De eerste plannen om iets anders met stadskantoor van Breda te doen dateren van 2015-2016, vertelt Marco Dieleman, programmamanager Mijn Werkomgeving bij de gemeente Breda. “Dat begon ermee dat we de publiekshal wilden aanpakken, maar al snel kwamen we tot de conclusie dat we in meerdere gebouwen zaten met veel vierkante meters. Naast stadskantoor A, B en C hadden we namelijk ook Riethil (SED), Carré Chasse (Handhaving) en Stadhuis (Veiligheidshuis) in gebruik. Bovendien was onderling samenwerken in het gebouw lastig, door het hokkerige karakter. Ieder werkte voor zich of met zijn eigen team in zijn eigen deel van het gebouw.” Elles Boers, concerndirecteur Bedrijfsvoering en Dienstverlening bij gemeente Breda, vult aan: “Doordat we het in de basis niet goed georganiseerd hadden, hadden we in de onderlinge processen vaak olifantenpaadjes nodig om zaken gedaan te krijgen.” Marco voegt daar nog een element aan toe: “De drie gebouwen van het stadskantoor (A, B en C) bemoeilijkten het teamoverstijgend en afdelingoverstijgend samenwerken ook. Daarom gingen we de vraag stellen: wat willen we met het stadskantoor en hoe willen we nu werken?”
KRACHTENVELDEN
Op dat moment gingen er een aantal krachtenvelden werken, vertelt Marco: “Je had het sociaal domein dat graag met alle faciliteiten bij elkaar wilde zitten in een apart gebouw, gebouw C. Verder kwam vanuit de organisatie de roep om op een andere manier te gaan samenwerken. Tenslotte werd ook het gebouw steeds ouder en moesten we gaan beslissen of we in het gebouw wilden blijven zitten. Daarbij moesten we bovendien kijken naar de gebiedsontwikkeling rond het gebouw.”
SCENARIO'S
Er werden verschillende scenario’s doorgesproken. Marco: “Dat varieerde van helemaal niets doen tot het neerzetten van een modern multifunctioneel stadskantoor elders.” Uiteindelijk werd in 2019 besloten om te gaan verbouwen. Elles raakte in die periode bij het project betrokken: “De verbouwing was nodig, bovendien zou nieuwbouw minimaal vijf jaar duren. Er is toen wel besloten om geen zaken op te pakken die zonde van het geld zouden zijn, wanneer we na vijf jaar alsnog zouden verhuizen.”
GAMECHANGER CORONA
Corona zorgde er in maart 2020 voor dat Breda kort na de start van de verbouwing de stopknop indrukte. Elles: “Tot aan dat moment hadden we alleen aan oplossingen gedacht binnen het stadskantoor. Op het moment dat corona langer ging duren, besloten we dat we opnieuw moesten gaan nadenken en het misschien wel groter moesten aanpakken. Want het was al na een paar maanden duidelijk dat we niet meer teruggingen naar allemaal terug naar kantoor.”
Na de zomer van 2020 startte de tweede fase van de verbouwing. Elles: “Het hielp dat we Veldhoen + Company al hadden ingeschakeld. Zij hadden niet alleen al plannen gemaakt voor de verbouwing maar ook de geesten binnen de organisatie rijp gemaakt om tijd- en plaatsonafhankelijk te gaan werken. We hadden kortom al een stapje gezet. Dat maakte het in de tweede fase gemakkelijker om vervolgens een grote sprong te maken.”
SNEL THUISWERKBELEID
Roel Geenen, partner van V+C, herinnert zich dat de gemeente Breda medio 2020 al snel een aanpak had rond de werkplek thuis. “Andere organisaties hadden dat soms pas een jaar later.” Toch was Breda precorona nog een traditionele organisatie waarbij amper werd thuisgewerkt. Elles: “Dat desalniettemin van de 1100 medewerkers in de kantoren er 1080 al na twee dagen online waren, gaf de organisatie veel zelfvertrouwen. De directie gaf het vertrouwen dat ze op het gezonde verstand van hun medewerkers konden bouwen en dat veel medewerkers zich snel aanpasten aan de veranderingen en met enige begeleiding de grote stap wilde zetten. De energie en focus kwam met name op deze groep te liggen.”
Volgens Marco had de gemeente Breda in die periode een aantal voordelen: “Ten eerste was onze ICT-afdeling goed op orde. Ten tweede hadden we de financiële middelen al gekregen voor de verbouwing. Daardoor hoefden we geen geld vrij te maken. Ten derde hadden we een gebouw B, dat we niet meer wilden gebruiken, maar waar we ook niets anders mee konden. Daarom hielden we het maar als overloopgebouw om eventuele pieken in de bezetting op te vangen.” Marco geeft eerlijk toe dat voorloper zijn ook nadelen heeft: “Elles heeft destijds wel eens gezegd dat ze zich in de coronaperiode, waarin normale dingen opeens onzeker werden, een kapitein op een cruiseschip in de mist voelde. Gelukkig is er snel een koers bepaald: we investeren een deel in thuiswerkplekken, de benodigde ruimte voor individuele werkplekken in het gebouw wordt daardoor kleiner en we investeren meer in samenwerken en ontmoeten en minder in de werkplekken zelf.” Elles vult aan: “Belangrijk was dat Marco aangaf dat die koers kon worden aangepast als het niet goed zou uitpakken. Het stelde medewerkers namelijk gerust dat het geen onomkeerbaar concept was waar ze jarenlang aan vast zouden zitten.”
SUCCESFACTOR
Wat een duidelijke succesfactor was voor het welslagen van het project, aldus Marco, was dat Elles en de directie de rug recht hielden, ook wanneer er wel weerstand kwam. “Het betekende dat er een duidelijke koers werd gecommuniceerd en deze ook werd gevolgd waardoor medewerkers hierin hun weg moesten zien te vinden. Dat deden ze ook en ze gingen in gesprek en op zoek naar oplossingen. Dat is echt een compliment voor Elles en de directie.” Hij noemt nog een feit waar hij blij van wordt: “Uit enquêtes komt nu naar voren dat voor medewerkers hybride werken en regie op hun manier van werken belangrijke redenen zijn om bij de gemeente Breda te werken.”
MANIER VAN SAMENWERKEN
Inmiddels is de manier van samenwerken veranderd. Elles: “De basis is nu op orde, waardoor je op een goede manier contact kunt leggen. Dat levert sneller resultaat op. Bovendien hoef je minder gebruik te maken van olifantenpaadjes.” Ze maakt echter wel een kanttekening: “We zijn in het concept al uitgegaan van een indeling op vloerdelen. Puur omdat we voldoende ruimte hebben en we de samenwerking binnen de domeinen prioriteit wilde geven op de samenwerking tussen domeinen. Je krijgt daardoor wel vaste vlekken. Geenen: “Dat is best bijzonder want de gemeente concentreert zich nu al op ongeveer 60 procent van het kantooroppervlak dat ze hadden. Puur omdat medewerkers dachten dat ze anders geen werkplek zouden kunnen vinden.”
Marco vertelt dat de discussie vooraf altijd ging over drie dingen: “Ten eerste zeiden medewerkers dat ze altijd kasten nodig hadden omdat ze niet papierloos konden werken. Ten tweede hadden ze lockers nodig om hun spullen in op te slaan. En ten derde: volgens medewerkers waren er te weinig plekken.” Achteraf is het beeld anders, zegt Marco: “We hebben teveel lockers, digitalisering was makkelijker dan gedacht en we hebben nu teveel plekken. Dat kwam omdat we postcorona medewerkers echt moesten verleiden naar het kantoor te komen. De een vanwege het gemak van thuis en de manier waarop ze het hadden ingericht en de ander vond het weer spannend al die mensen om zich heen te hebben. Daardoor bleef het percentage thuiswerkers hoger dan we hadden ingeschat. We konden daardoor uiteindelijk met minder plekken toe.” Dat afstoten ging soms gemakkelijker dan voorzien. Zo wilde een deel van de politie graag in het stadskantoor, waardoor afgestoten meters meteen een nieuwe bestemming kregen.”
MAXIMALE ERUIT GEHAALD
Elles omschrijft het hoofdgebouw (A) van het stadskantoor als een onpraktisch gebouw. “Het is warm in de zomer en koud in de winter en heeft veel smalle gangen. Eigenlijk was een grondige verbouwing nodig. Toch hebben we er het maximale uitgehaald.” Ze omschrijft wat de gemeente Breda met gebouw A nu heeft: “Het is een fris gebouw, met allerlei ruimtes waar medewerkers hun plek kunnen vinden om prettig te zitten, met vaste vlekken en met kleine hokjes om geconcentreerd te werken of te bellen die veel gebruikt worden. Datzelfde geldt ook voor de grote pantry’s met goede koffie.”
HUISKAMERS
Marco vertelt dat er in de loop van het proces zaken zijn bijgesteld: “In het eerste plan zaten geen vaste etages per directie en was er volop flexibiliteit. Bovendien ontstond ten gevolge van corona de behoefte om in dit gebouw vooral ontmoeten en samenwerken te faciliteren. Vandaar de ‘huiskamers’ of grote pantry’s met goede voorzieningen. Nu ik elders werk, mis ik die huiskamer, want ik merkte hoeveel ongepland contact ik had met medewerkers. Het is ook geen toeval dat het hart van het gebouw, het restaurant of werkcafé zoals we het ook wel noemden op de begane grond echt het kloppend hart is geworden van dit gebouw. Uiteindelijk hebben we nu een gebouw met een grote keuze aan verschillende werkplekken. Een ander voordeel is dat je niet veel meer hoeft aan te passen: het gebouw is heel flexibel zodat je desgewenst eenvoudig extra medewerkers kunt onderbrengen zonder dat je hoeft te verbouwen. Dat maakt het gebouw ook toekomstbestendig.”
BEDRIJFSVOERING
Marco ziet dat de bedrijfsvoering een voornamere rol heeft gekregen. “Daardoor zijn we nu meer in de lead en is het niet langer: u vraagt wij draaien.” Die ontwikkeling is niet los te zien van corona, zegt Elles: “Eerst had je de ICT-afdeling die ons bij de hand nam in het gebruik van Teams en digitaal werken. Vervolgens kwam de facilitaire afdeling die het hele thuiswerken ondersteunde en de hele terugkeer naar het werk faciliteerde. Dat alles leidde tot een toenemende zelfbewustzijn bij de afdeling. Je zag daarnaast dat we als directie dienstverlening medewerkers gemakkelijker meekregen omdat we duidelijk de regierol namen.”
De mogelijkheid dat er later alsnog mogelijk verhuisd zou worden leidde ertoe dat de verbouwing op een aantal punten een tijdelijk karakter kreeg en dat al te grote ingrepen achterwege werden gelaten. Elles: “Inmiddels zijn er nog geen plannen voor een verhuizing. Dat betekent dat we achteraf toch grondiger hadden kunnen ingrijpen en bepaalde inefficiënte zaken in het gebouw hadden kunnen aanpakken. Aan de andere kant: als we over een paar jaar alsnog zouden verhuizen kunnen we nu ook een flink aantal zaken meenemen.”
LESSEN
Marco en Elles hebben een aantal adviezen voor organisaties die nog flinke stappen moeten zetten op het gebied van Teams, verbouwen en hybride werken. Elles: “Allereerst heb je een goede projectleider nodig. Daarmee bedoel ik niet alleen iemand die goed zijn project leidt en deadlines haalt, maar vooral iemand die voelhorens heeft in zijn organisatie en die met iedereen contact kan maken. Zodat medewerkers voelen dat het een projectleider is, die ze kunnen vertrouwen. Daarnaast moet er een directie zijn die het echt wil. Anders gaan andere belangen – ik schetste ze al eerder – de overhand krijgen.”
Marco heeft nog een ander advies: “Bezint eer ge begint en focus je niet alleen op de harde kant van een project zoals vierkante meters, inrichting, kleur en verbouwing. Stel jezelf als organisatie ook de vraag welke werkgever je wilt zijn, welke leiderschapsstijl wil je hanteren en hoe wil je met medewerkers omgaan. Als je vervolgens een koers hebt gekozen is mijn advies: houd daaraan vast.” Elles: “Je hoeft het niet allemaal al te weten, het gaat erom dat je het denken hebt losgewrikt.”
TOEGEVOEGDE WAARDE V+C
Bij het hele traject was V+C nauw betrokken. Elles is duidelijk over de toegevoegde waarde daarvan: “Het is fijn om een adviseur te hebben, die in meer omgevingen ziet wat bij ons speelt. Daardoor kunnen ze ons spiegelen, bijvoorbeeld door aan te geven dat andere organisaties ook een bepaald proces doorlopen en door te laten zien hoe die daarmee omgaan. Dat geeft ons richting. Daarnaast bracht V+C rust en dat niet alleen; ze behielden die rust ook gedurende het hele traject. Specifiek van jou (Roel Geenen – red.) vond ik het prettig dat je mensen aan het denken zette. Een mooi voorbeeld was corona: medewerkers gaven aan dat ze thuis veel efficiënter waren geworden. Jij vroeg vervolgens: ten koste waarvan? Zo koppel je mooi vragen van de organisatie aan zaken die ook voor jezelf gelden.”
De gemeente Breda en V+C staat open voor het delen van kennis over het gelopen traject rond de verbouwing. Belangstellenden kunnen contact opnemen met Marco Dieleman (nu bij gem. Middelburg: m.dieleman@middelburg.nl) en Elles Boers (ppm.boers@breda.nl) van de gemeente Breda of met Roel Geenen van V+C.
