Balans tussen duurzaam werken en medewerkers-betrokkenheid

AGW: SLIMMER VASTGOED EN MEER TEVREDEN WERKNEMERS

Door de opmars van hybride werken, verschuift de functie van het kantoor. Mensen komen over het algemeen minder naar kantoor dan voorheen, waardoor de bureaus leeg blijven. Moeten bedrijven daarom hun kantoren inperken? Kan een kleinere werkomgeving nog steeds nuttig en aantrekkelijk zijn voor werknemers? Hoe kun je tegemoetkomen aan de nieuwe aanwezigheidspatronen?

Ons strategisch werkplek advies kan je helpen om het gebruik van je werkomgeving te optimaliseren voor efficiënter gebruik van vierkante meters, aansluitend bij de behoeften van nu en in de toekomst. Een passende werkomgeving (en manier van werken) voor tevreden en betrokken medewerkers.

De uitdagingen van het inperken van de kantoorruimte

Hybride werken is een blijvertje. Vastgoed moet inzicht krijgen in de nieuwe voorkeuren van mensen en nieuwe strategieën ontwikkelen voor het gebruik van de werkomgeving:

Kantoren worden sterk onderbenut

Tijdens de pandemie hanteerden veel organisaties een conservatieve aanpak wat betreft vastgoedplanning. Leiderschap ging in veel gevallen vanuit dat medewerkers in groten getale zouden terugkeren naar kantoor. Meer dan uit een op voorkeuren gebaseerde vragenlijst bleek.

Pas op voor:

Het grootste deel van je vastgoedportfolio is hetzelfde als vóór de pandemie
Toen de COVID-beperkingen werden versoepeld, kwamen de werknemers nog altijd niet terug naar kantoor op het verwachte niveau
Het aanbieden van extraatjes heeft mensen teruggelokt, maar niet op een duurzame manier.

Leiderschap voelt zich genoodzaakt om hybride werkschema's op te leggen

Veel leiders zijn teleurgesteld met de lage opkomst van werknemers op kantoor en zijn geneigd om een minimum aantal dagen op te leggen dat werknemers op kantoor moeten werken. Zij zien niet in dat het kantoor voor veel mensen niet langer de beste plaats is om te werken, zoals bijvoorbeeld individueel geconcentreerd werken of elkaar opvolgende telefoongesprekken.

Pas op voor:

Leiders hebben moeite om de verwachtingen rond hybride werkschema's duidelijk te communiceren, aangezien een uniform beleid niet werkt.
Werknemers vrezen dat hun flexibiliteit elk moment kan worden afgenomen.
In organisaties waarin leiders een uniform mandaat hebben ingevoerd, keren mensen niet dienovereenkomstig terug (bv. 3 kantoordagen verplicht, maar de meeste mensen komen slechts 1-2 dagen opdagen).

Veldhoen_hybrid working - virtual presentation room

Hybride voorkeuren van werknemers en leiderschap staan lijnrecht tegenover elkaar

Data over de voorkeuren ten aanzien van hybride manieren van werken duiden op een groeiende kloof tussen leiderschap en werknemers die deze groepen tegenover elkaar lijkt te plaatsen. Leiders weten niet goed hoe ze dit moeten verenigen en hebben geen idee wat nodig is om individuele- en teamvoorkeuren af te stemmen op die van de organisatie.

Pas op voor:

Gegevens en onderzoek waren sterk gericht op het bepalen van hoeveel dagen op kantoor vs. hoeveel dagen van thuis uit gewerkt moest worden.
Gebrek aan open gesprekken over het doel en de waarde van aanwezigheid op kantoor.
Managers of andere leiders hebben het gevoel geen overzicht of inzicht te hebben in wat hun teamleden doen.

Veldhoen_employee vs. management preferences

Kantoorruimtes zijn niet langer geschikt voor het beoogde gebruik

Wat is de post-pandemische versie van jouw kantoorruimte? Tijdens de pandemie werden kantoren heringericht met het oog op gezondheid en veiligheid, of om tegemoet te komen aan de behoeften van medewerkers. Nu moeten we opnieuw nadenken over hoe we de ruimte kunnen gebruiken om verbindingen tussen mensen en teams tot stand te brengen. Maar ook voor complexe samenwerking in zowel persoonlijke als hybride situaties. Om het voor medewerkers de moeite waard te maken om naar kantoor te komen, is er meer nodig dan het weghalen van plexiglas-wanden en werkplekken op 1 meter afstand.

Pas op voor:

Naar kantoor komen ( al dan niet verplicht) bouwt niet automatisch sterkere team- en teamoverschrijdende relaties op.
Werknemers koppelen regelmatig terug dat hun thuis beter is uitgerust op een virtuele manier van werken
Werknemers maken te veel gebruik van individuele focusomgevingen op kantoor

Veldhoen_office space should be fit-for-purpose

Onze aanpak en oplossingen

Voor het ontwikkelen van een werkplekstrategie onderzoeken wij het gebruik van de werkomgeving en de gewenste resultaten en doelstellingen met betrekking tot het gedrag van werknemers. Dit doen we op de volgende manier:

Wij maken een diagnose van jouw huidige werkomgeving.

Wij combineren onze onderzoeksdata en koppelen deze aan aanvullende gegevensbronnen van jouw organisatie (bijv. werkplekstatistieken, impulsonderzoeken, betrokkenheidsenquêtes, tevredenheidsonderzoeken etc.). Hiermee krijgen wij inzicht in de verschillen tussen de huidige en gewenste situatie op drie gebieden: Bricks (fysieke werkomgeving), Bytes (technologie) en Behaviour (cultuur en gedrag ).

Gebruiksstudies verschaffen niet alleen nauwkeurige metingen van de bezetting op werkomgevingniveau, maar ook van het type activiteiten en de technologie die wordt gebruikt.
Etnografische studies verschaffen kwalitatieve gegevens over de interacties tussen mensen, de ruimte en teams.
Bestaande meetinstrumenten voor de werkomgeving (bv. Viva Insights, Google Workplace Analytics, enz.) en programma's verrijken onze gegevens met kwantitatieve gegevens.