Zukunft gestalten: Wie Düsseldorf und Veldhoen + Company den Arbeitsplatz neu definieren
Anlässlich unseres 35-jährigen Jubiläums als Pionier:innen von Arbeitsplatzstrategien und -innovationen hat unser Team mit bestehenden Kund:innen gesprochen, um mehr über deren Projekthighlights und Erkenntnisse aus der Zusammenarbeit zu erfahren.
Im Interview haben wir über die laufende Zusammenarbeit mit der Stadt Düsseldorf und ihr ehrgeiziges Projekt „Neubau Technisches Verwaltungsgebäude (TVG)“ gesprochen. Ein Projekt, das die Zukunft von Verwaltungsräumen und dynamischen, aktivitätsorientierten Arbeitsumgebungen verkörpert.
Wir sprachen mit Christiane Coors und Stefanie Hufenstuhl, die beide über langjährige Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung verfügen und maßgeblich an der Gestaltung des Change-Managements und der Büroraumkonzeption für das neue technische Verwaltungsgebäude beteiligt sind.
Christiane Coors, mit einem starken Hintergrund in der kommunalen und staatlichen Verwaltung, leitet das Projekt seit 2018. Stefanie Hufenstuhl, Verwaltungsfachangestellte mit einem Bachelor of Laws und fast zwei Jahrzehnten bei der Stadt Düsseldorf, ist seit 2020 als stellvertretende Projektleitung dabei. Gemeinsam treiben sie die Entwicklung der Arbeitsplatzgestaltung und der ABW-Prinzipien (Activity Based Working) innerhalb der Stadt Düsseldorf voran.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie diese Partnerschaft eine transformative, nachhaltige Arbeitsumgebung schafft, die mit der Vision der Stadt Düsseldorf übereinstimmt und das Engagement von Veldhoen + Company für eine moderne Arbeitsplatzstrategie und Change Management widerspiegelt.
V+C: Können Sie einen kurzen Überblick über die Arbeit geben, bei der Veldhoen + Company Sie unterstützt hat?
Landeshauptstadt Düsseldorf (LHD):
Veldhoen + Company (V+C) unterstützt die Landeshauptstadt Düsseldorf (LHD) seit 2019 bei der Einführung einer neuen Arbeitsweise, nämlich dem tätigkeitsorientierten Arbeiten, Activity Based Working (ABW).
Einige wichtige Bereiche, bei denen uns V+C unterstützt hat, sind:
- Erläuterung, was Activity Based Working im Allgemeinen ist
- Entwicklung eines Change-Konzepts
- Identifizierung von Stakeholder:innen
- Maßgeschneiderte Stakeholder:innen-Kommunikation (Workshops, Interviews, etc.).
Des Weiteren ist Veldhoen + Company eine wichtige Brücke zwischen dem Change-Team und dem Bauteam.
Wir im Change-Team sind als Querschnittsfunktion in der Organisation tätig und brauchen hierbei Unterstützung. Wir arbeiten in der konzeptionellen Arbeitsplatzberatung mit Veldhoen + Company zusammen.
V+C: Was war Ihre Herausforderung, zu deren Lösung V+C beigetragen hat?
LHD: Nach vielen Jahrzehnten baut die Landeshauptstadt Düsseldorf (LHD) wieder ein eigenes neues Verwaltungsgebäude für rund 3.000 Mitarbeitende. Die Mitarbeitenden sind nicht mehr in der traditionellen Bürostruktur mit Einzel- und Zellenbüros untergebracht. Wir sind auf dem Weg zu einer neuen Art des Arbeitens.
Die Herausforderung besteht darin, den Change-Prozess mit den Mitarbeitenden zu begleiten, sie darauf vorzubereiten, die Akzeptanz zu fördern und die Zeit bis zum Umzugstag (geplant für 2030) sinnvoll zu nutzen.
Unser Ziel ist es, dass der Change-Prozess bei den Mitarbeitenden Akzeptanz und Begeisterung für das neue Gebäude und die neue Arbeitsweise weckt. Die lange Übergangsphase von der Entscheidung über die Bauphase bis zum Einzug soll sinnvoll und strategisch gestaltet werden. Wir wollen den Kolleginnen und Kollegen ein gutes Gefühl geben und sie die Veränderung positiv erleben lassen.
Die LHD nimmt in der Verwaltung eine vorreitende Rolle ein - sowohl in der neuen Arbeitsweise als auch in der aktiven Begleitung einer Veränderung durch einen Change-Prozess. Dies bringt jedoch die Herausforderung mit sich, den Prozess professionell aufzusetzen und die relevanten Akteur:innen gezielt einzubinden. Wichtig ist auch, ein neues Mindset für die neue Arbeitsweise zu entwickeln: Wie kann das tätigkeitsbezogene Arbeiten (ABW) bei den Beschäftigten eingeführt und die Akzeptanz dafür erhöht werden?
V+C: Wie hat die Beratung durch V+C die langfristige Arbeitsplatzstrategie und/oder die Vision für die Zukunft der Arbeit in Ihrer Organisation konkret beeinflusst?
LHD: Durch die Nähe zu den Niederlanden ist die Welle für neue Arbeitsweisen von Venlo/Utrecht nach Nordrhein-Westfalen übergeschwappt.
Der Kontakt zu Venlo und zu Michel Weijers von V+C kam über das Gebäudemanagement und die damalige Stadtspitze zustande.
Wir haben schnell gelernt, dass wir das Bewusstsein für die neue Arbeitsweise innerhalb unserer Organisations- und Managementkultur vorbereiten und erweitern müssen, anstatt Ansichten aufzuzwingen. Dies war eine direkte Folge aus der aktiven Auseinandersetzung mit dem Thema neue Arbeitsweisen.
Dass wir uns dafür entschieden haben, das Change-Management in diesem Umfang zentral und mit einem engagierten Team (und nicht nur nebenbei) durchzuführen, war ein direktes Ergebnis der fachlichen Beratung durch V+C.
Das Gebäude liegt noch in weiter Ferne, aber wir stellen langsam fest, dass sich auch die Mitarbeitenden der Vision bewusst werden. Sie stellen sich wichtige Fragen wie:
- Was ist Desk Sharing?
- Welche Prozessänderungen müssen vorgenommen werden?
- Ist es vielleicht sinnvoll, dies bereits jetzt einzuführen?
Einige Teams/Abteilungen treten nun proaktiv an uns als Change-Team heran, um Veränderungen einzuleiten, obwohl das neue Gebäude noch nicht mal steht.
V+C: Welche Aspekte des Ansatzes oder der Methodik von Veldhoen + Company haben den größten Einfluss auf den Erfolg Ihrer Organisation gehabt?
LHD: In der Verwaltung kommuniziert man gerne unter sich; es gibt teilweise wenig Austausch mit anderen Abteilungen.
Die Methodik von Veldhoen + Company, offen und verständnisvoll mit den verschiedenen Stakeholder:innen umzugehen, in Kombination mit spezifischen und sinnvollen Methoden zur Datenerhebung, hat einen unglaublich positiven Einfluss auf unsere Organisation gehabt.
„Der größte Erfolg war, dass wir mit den verschiedenen Parteien offen ins Gespräch gekommen sind und sie dazu gebracht haben, miteinander zu reden, was in der Verwaltung bis jetzt eine ständige Herausforderung war.
Dank der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Veldhoen + Company ändert sich auch in der Organisation langsam etwas in Richtung mehr Austausch.“
Zu Beginn der Zusammenarbeit wurde in der Belegschaft oft der Satz „das funktioniert in den Niederlanden, aber nicht hier“ verwendet, aber das ist jetzt seltener geworden. Die unvoreingenommene Haltung, mit der Veldhoen + Company den Mitarbeitenden der LHD begegnet, wird von diesen positiv wahrgenommen.
Kontaktieren Sie unsere Beraterin Marion
V+C: Worin unterscheidet sich V+C Ihrer Meinung nach von anderen Beratungen in diesem Bereich?
LHD: Veldhoen + Company zeichnet sich durch ihre entspannte, offene und verständnisvolle Art aus.
„Mit jahrzehntelanger internationaler Erfahrung im Bereich New Ways of Working ist V+C spezialisierter als andere Beratungsunternehmen.
Es gibt zwar auch andere Arbeitsplatzberatungen, aber was Veldhoen + Company auf dem Markt auszeichnet, ist ihr starker partnerschaftlicher Ansatz und ihre Nischenkompetenz.“
Wir empfinden die Zusammenarbeit als einfach, kreativ, innovativ und inspirierend. Die Denkweise ist konstruktiv. Die Beratung ist immer auf Augenhöhe und sowohl wertschätzend als auch partnerschaftlich im Umgang miteinander. Das, was wir als Auftraggeberin selbst in das Projekt einbringen, wird von V+C berücksichtigt und wertgeschätzt.
V+C: Was ist Ihrer Meinung nach der wichtigste Beitrag von V+C zur Entwicklung der Arbeitswelt?
LHD: Vor allem die Motivation zur Veränderung. V+C motiviert die Menschen/Projektmitarbeitenden, Dinge zu verändern und anders zu denken.
Wir schätzen es, dass V+C sich so offen und engagiert in das Projekt einbringt, V+C ist immer mit vollem Einsatz dabei. Es ist kein Ansatz von der Stange, sondern V+C gelingt es, maßgeschneiderte Lösungen zu finden, die passen.
V+C: Wenn Sie in die Zukunft blicken, welche Möglichkeiten sehen Sie für Veldhoen + Company, um weiterhin innovativ zu sein und die Zukunft der Arbeit zu gestalten?
LHD: Das, woran wir derzeit mit V+C arbeiten, ist bereits die Zukunft für die öffentliche Verwaltung. Wir glauben, dass die Arbeitswelt in Zukunft noch schneller, flexibler und unabhängiger wird.
Die Verwaltung ist nach außen hin ein starres und unflexibles Gebilde. Die Verwaltung ist getrieben von „das haben wir schon immer so gemacht“ und man findet eher den Typ Mensch vor, der das Bewährte, Eingespielte und Vertraute braucht.
Außerdem hat die Verwaltung einen klaren Auftrag zu erfüllen und ist an Gesetze und Richtlinien von Bund und Land gebunden.
Die politisch gewählte Stadtspitze ist auch die Spitze der Verwaltung. Dies spiegelt sich im internen Verhalten wider; wofür wird Geld ausgegeben, welche Entscheidungen werden getroffen.
Den Menschen Sicherheit zu geben, steht ganz oben auf der Tagesordnung. Das bedeutet, dass Agilität, Flexibilität und Innovation eher nach innen und auf freiwillige Aufgaben gerichtet sind als nach außen.
Das, was wir machen, ist also schon super innovativ und zukunftssicher für die Verwaltung. Wir glauben nicht, dass es in der Zukunft eine starke Rückverlagerung in Richtung analog geben wird. Stereotype Aufgaben werden tendenziell abnehmen, weil KI und Digitalisierung die Arbeitsweise automatisch schneller und agiler machen werden.
V+C: Weshalb würden Sie Unternehmen empfehlen, eine Partnerschaft mit Veldhoen + Company für die Umgestaltung ihrer Arbeitsplätze in Betracht zu ziehen?
LHD: V + C kennt und versteht die Organisation schnell in ihrer ganzen Komplexität, sowohl fachlich als auch menschlich, und begegnet ihr offen und mit Verständnis.
Darüber hinaus bringt V+C Kreativität und Innovation ein, und die Zusammenarbeit ist stets konstruktiv, inspirierend und auf Augenhöhe, was ein Gefühl der Leichtigkeit schafft.
V+C: Welche Botschaft oder welches Gefühl möchten Sie dem Team von Veldhoen + Company anlässlich unseres 35-jährigen Jubiläums mitgeben?
LHD: Bleibt, wie ihr seid: offen und unvoreingenommen gegenüber dem Neuen. Gebt eure Denkweise und die „Einfach mal machen“-Kultur weiter, gerade in der deutschen Arbeitswelt wird sie so dringend gebraucht und macht Spaß!
V+C: Wie hat sich V+C in einem Wort auf Ihre Arbeitswelt ausgewirkt?
LHD: Zukunftsfähig und Inspirierend.